A logística de importação e exportação envolve uma série de processos complexos e desafiadores, que exigem planejamento, organização e controle. Um dos aspectos mais importantes da atividade é a gestão de riscos, que visa identificar, avaliar e mitigar os possíveis problemas que podem afetar as operações de comércio exterior.
Por isso, é fundamental que as empresas que atuam no comércio exterior tenham um plano de emergência eficiente, que possa prevenir, mitigar e solucionar os problemas que possam surgir durante as operações logísticas internacionais. Mas como fazer isso de forma eficiente?
Neste artigo, vamos explicar o que é gestão de riscos na logística internacional, quais são os principais riscos das atividades de importação e exportação e como eles podem afetar os seus negócios. Em seguida, vamos apresentar 6 etapas para elaborar um plano de emergência eficiente, que pode garantir a segurança, a qualidade e a agilidade das suas operações logísticas. Acompanhe!
O que é gestão de riscos na logística de importação e exportação?
Antes de apresentar as etapas para a elaboração de um plano de emergência para as atividades de importação e exportação, é importante entender o que é gestão de riscos. Trata-se, na verdade, do conjunto de atividades que visa identificar, avaliar, monitorar e controlar os riscos que podem afetar as operações de comércio exterior. Os riscos, por suas vezes, podem ser conceituados como eventos ou situações incertas ou imprevisíveis que podem gerar impactos negativos nas operações logísticas, comprometendo os objetivos e as metas das empresas.
Na logística internacional, a gestão de riscos tem como principal objetivo reduzir ou eliminar as possibilidades de ocorrência dos riscos. E, claro, minimizar ou neutralizar os seus efeitos caso eles ocorram. Além disso, a gestão de riscos também busca aproveitar as oportunidades que possam surgir em decorrência dos riscos, transformando-os em vantagens competitivas.
Principais riscos da logística internacional
Os principais riscos da logística de importação e exportação podem ser classificados em quatro categorias:
- Riscos comerciais: relacionados às negociações entre os agentes envolvidos no comércio exterior, como fornecedores, clientes, intermediários e concorrentes. Como exemplos de riscos comerciais podemos citar a inadimplência do cliente ou do fornecedor, divergências entre o pedido e a entrega, insatisfação com o produto ou serviço; reclamações ou devoluções, entre outros.
- Riscos operacionais: referem-se aos processos logísticos de importação e exportação, como transporte, armazenagem, movimentação, embalagem, etiquetagem, entre outros. Os exemplos mais comuns são avarias, extravios, furtos ou roubos da carga, acidentes ou incidentes durante o transporte, greves ou paralisações; congestionamentos ou interdições nas vias etc.
- Riscos financeiros: são aqueles relacionados às variações cambiais e às oscilações do mercado financeiro internacional, como desvalorização ou valorização do real, aumento ou redução dos custos de importação ou exportação, perda ou ganho de competitividade, aumento ou redução da demanda, entre outros.
- Riscos regulatórios: ligados ao cumprimento das normas, legislações e regulamentações que regem a logística de importação e exportação, como tributação, fiscalização, documentação, licenciamento, certificação, entre outras. Os riscos regulatórios podem envolver multas, penalidades ou sanções por infrações ou irregularidades, retenção, apreensão ou devolução da carga, entre outros.
O fato é que esses riscos podem causar atrasos, perdas, penalidades, prejuízos e até mesmo a inviabilização das operações de importação e exportação. Por isso, é fundamental ter um plano de emergência eficiente para lidar com as situações imprevistas e minimizar os impactos negativos.
Afinal, o que é um plano de emergência?
Em princípio, um plano de emergência é um documento que estabelece as ações a serem tomadas em caso de ocorrência de um risco. Ele deve conter as seguintes informações:
- Identificação dos riscos e suas probabilidades e consequências;
- Definição das responsabilidades e dos recursos necessários para cada ação;
- Descrição dos procedimentos e dos critérios para a tomada de decisão;
- Comunicação interna e externa sobre o plano e sua execução;
- Avaliação e o monitoramento do plano e seus resultados.
Um plano de emergência eficiente pode trazer diversos benefícios para as empresas que atuam no comércio exterior, tais como:
- Aumentar a segurança e a confiabilidade das operações;
- Reduzir os custos e os riscos operacionais, financeiros e legais;
- Melhorar a satisfação e a fidelização dos clientes;
- Fortalecer a imagem e a reputação da empresa no mercado.
6 etapas para elaborar um plano de emergência eficiente na logística de importação e exportação
Para elaborar um plano de emergência eficiente na logística internacional, é recomendável seguir as seguintes etapas:
1. Realizar uma análise de risco
O primeiro passo é identificar e avaliar os riscos que podem afetar a logística de importação e exportação, considerando a sua probabilidade de ocorrência e o seu impacto potencial. A análise de risco permite classificar os riscos em baixos, médios ou altos, bem como priorizar aqueles que merecem mais atenção e recursos.
2. Estabelecer uma estratégia de mitigação
O segundo passo é definir e implementar ações que visam evitar ou reduzir a ocorrência dos riscos identificados na etapa anterior.
As medidas preventivas são aquelas que antecipam os possíveis problemas e buscam eliminá-los ou minimizá-los antes que eles aconteçam. Já as medidas corretivas são aquelas que corrigem os problemas já existentes ou que estão prestes a ocorrer.
Alguns exemplos de medidas preventivas e corretivas são: contratação de seguros, escolha de fornecedores confiáveis, negociação de contratos claros e seguros, e planejamento adequado das operações logísticas.
3. Definir as ações emergenciais
O próximo passo é definir um plano de contingência para enfrentar os riscos caso eles ocorram, apesar das medidas preventivas e corretivas. As ações emergenciais devem contemplar os recursos necessários, as responsabilidades, os prazos e os procedimentos para lidar com as situações de crise.
4. Investir na capacitação profissional
Em seguida, é preciso treinar e qualificar a equipe de trabalho envolvida na operação logística de importação e exportação. Os colaboradores devem ser capazes de executar as medidas preventivas, corretivas e emergenciais com eficiência e segurança. Mas atenção: a capacitação profissional deve ser contínua e atualizada conforme as mudanças no cenário logístico.
5. Usar a tecnologia a seu favor
A penúltima etapa consiste em utilizar ferramentas tecnológicas que auxiliem na gestão de riscos, como softwares de monitoramento, controle, comunicação, rastreamento, entre outros. O uso de tecnologia na logística de importação e exportação permite ter mais agilidade, precisão, transparência e integração nas operações.
6. Contar com um parceiro logístico especializado
A última etapa para elaborar um plano de emergência eficiente é contar com uma empresa que tenha experiência em logística de importação e exportação.
Um bom parceiro logístico oferece soluções personalizadas e integradas para cada cliente, possui certificações de qualidade e segurança, além de colaboradores altamente capacitados para garantir a continuidade das operações, a satisfação dos clientes e a competitividade da empresa.
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